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Vous avez l’impression d’être débordée au bureau comme à la maison ? Vos to do list ne donnent pas de résultats ? Pas de panique. Il existe des règles simples auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé, qui vous faciliteront la vie… à condition de s’y tenir !


Identifier les “voleurs de temps

Pannes, document égaré, coup de fil intrusif… Il s’agit de repérer tous ces petits riens qui minent votre emploi du temps. Il en existe plusieurs, dont certains dépendent de vous. Le désordre, en particulier, est redoutable quand il faut retrouver le justificatif X ou Y pour un dossier d’inscription. Dans ce cas, triez, jetez au fur et à mesure, classez les objets. Traquez également vos habitudes chronophages : accumuler, faire dans l’ordre de ce qui vient, chercher la perfection, se lamenter… 

Il est par ailleurs une façon habile de cerner ces ennemis de l’intérieur, expose la psychiatre Christine Mirabel-Sarron : “Distinguer ses activités énergivores sur divers plans. Ainsi, sur un semainier, heure par heure, annotez chaque activité réalisée dans le stress ou la peine comme “vidante mentalement” par un Vm (4 heures de travail, 2 pauses-café, Vm), soit “vidante physiquement” par un Vp (ranger, Vp), soit “vidante émotionnellement” par un Ve (craindre d’appeler un client, Ve). Vous saurez alors où et quand il faut porter votre effort en vue de les réduire.”


Adopter le time blocking

Vous en avez assez d’établir des listes de tâches et de ne pas réussir à les tenir à la fin de la journée ? Pour répondre à cette problématique, le time blocking est la méthode en vogue. Il s’agit d’identifier les plages horaires disponibles pour organiser ses activités et d’allouer des budgets temps à chaque tâche, et non l’inverse, comme on le pratique communément avec les to do list. Autrement dit, vous allez les programmer au moment où c’est le plus logique : le gros dossier, quand vous avez le plus de temps, les actions simples, quand vous en avez le moins, ou quand votre esprit est trop saturé pour absorber la complexité. Vous allez aussi vous rendre compte qu’il faut dégager des priorités, car tout ne rentre pas dans une journée. 

“Il faut alors s’interroger, ‘À quoi je renonce ?’ puis s’y tenir”, ajoute Pascale Bélorgey, experte en efficacité professionnelle chez Cegos, centre de formation. Ce qui peut vous valoir des pincements de cœur (ou un soulagement) si c’est un renoncement définitif.


Modérer les sollicitations

Adoptez la méthode du 2-20-2-2, imaginée par Pascale Bélorgey. Le principe est simple. Il se base sur la durée de la tâche demandée. Ce qui prend 2 minutes, je le fais tout de suite; ce qui en prend 20, je diffère; ce qui prend 2 heures, je négocie avec mon chef, mes amis, mes enfants; ce qui prend 2 jours, je réclame un délai ou un allégement des tâches. 

>> Un exemple : affairée en cuisine, vous préparez le dîner. Votre fils Hugo, 17 ans, veut votre avis sur sa tenue, vous pouvez poser le couteau et lui dire “Oui, c’est très bien”; il demande votre aide pour sa dissertation : “Oui, mais dans un quart d’heure, je finis d’abord les carottes”; il veut jouer à la Wii : “Pas maintenant, je termine le repas, on jouera après dîner, on sera plus tranquilles non ?” ; il veut partir en week-end avec des copains : “On en reparle plus tard, il faudra s’organiser”. “En adaptant ainsi votre réponse, vous gagnerez du temps sur ce que vous êtes en train de faire, et vous n’aurez pas à exprimer un refus qui amènerait une discussion sans fin”, dit Pascale Bélorgey. 

En revanche, osez dire “non” face aux insistants et aux capricieux. Et résistez au chantage affectif de ceux qui vous culpabilisent en rouspétant. Vous avez le droit de penser à vous, et de ne plus vivre toute demande comme une obligation.


Faire une seule chose à la fois

Gare au multitasking ! Se disperser en zappant sans cesse est inefficace, car le cerveau humain ne sait bien faire – pour l’instant – qu’une chose à la fois. Ainsi, effectuer un travail en continu prend moins de temps que de l’effectuer de façon fractionnée. Et ce, pour deux raisons : il faut globalement trois minutes au cerveau pour se reconnecter à la tâche après une interruption, et l’individu, une fois déconcentré, est tenté de papillonner, surtout si le dossier l’ennuie. 

Le mieux est de prévoir des séquences homogènes de travail regroupant des activités de même nature, et espacées de pauses de 5 à 10 minutes. “Vouloir faite mille choses à la fois, c’est vouloir combler un vide, se sentir vivant, dit Claire Lasry, psychothérapeute. Du coup, on prend le risque de bâcler et d’avoir à refaire. Alors que réaliser un travail de qualité procure souvent une grande satisfaction”. À expérimenter de toute urgence si vous êtes du genre pressé.