D'origine polonaise, Isabelle porte un nom de famille peu commun (en Belgique): Kopyka. Néanmoins, depuis peu, l'orthographe de ce dernier a quelque peu changé. Aujourd'hui, c'est sous le nom " Kopijka" que la Belge est enregistrée dans les registres de l'état civil. " Je ne sais même pas comment le prononcer (...) J’ai contacté ma commune qui m’a affirmé qu’effectivement il y a des modifications en raison de la numérisation des données des actes de l’état civil. Visiblement, il se rendent compte des erreurs du passé et les corrections de noms d’origine étrangère se font à la pelle", a confié Isabelle à nos confrères de RTL Info.

A l'origine de cette modification se trouve en effet la numérisation de l'état civil. Depuis le 31 mars 2019, les communes belges signent électroniquement les actes et les enregistrent dans la BAEC, la nouvelle banque de données des actes d’état civil. Une manière de mettre un terme à l'archivage physique et aux centaines de milliers de feuilles de papier qui vont avec. Dorénavant donc, chaque citoyen est identifié par un ensemble de données personnelles (actes de naissance, certificat...), et quand un agent communal veut y ajouter de nouveaux documents, un contrôle automatique s'opère. Et c'est là que les choses coincent. "S’il y a une différence entre les données personnelles déjà connues dans la BAEC et les données de l'ancien acte papier à migrer, la banque de données centrale affiche un message d'erreur. Une faute d’orthographe ou de frappe dans les noms, prénoms et adresses est considérée comme une erreur matérielle", indique le SPF Justice à RTL.

Un problème technique en cause 

C'est exactement ce qu'il s'est passé dans le cas d'Isabelle. Lorsque ses ancêtres sont arrivés en Belgique au début du 20e siècle, le nom de famille "Kopyka" a été à de nombreuses reprises mal orthographié sur plusieurs documents officiels. Résultat, Isabelle paie aujourd'hui les pots cassés de ce manque d'uniformisation. Mais que faire ? Dans le cas d'un souci matériel, comme c'est le cas ici, c'est un officier de l’état civil qui doit rectifier l'erreur. Ainsi le dossier a été transmis à la substitut du procureur du Roi à Charleroi. Cette dernière a tranché et c'est l'orthographe apposée sur l’acte de notoriété d'un ancêtre datant de 1940 qui a été choisie.

Isabelle verra donc son nom de famille changer de manière définitive dès le mois de septembre. Une décision qui est loin de faire l'unanimité. "Mon papa de 80 ans apprend à la fin de sa vie que son nom a changé. Il ne le comprend pas et est dans le déni complet". La Belge se dit également profondément choquée puisque, à l'inverse de ce qu'affirme sa commune, elle aurait découvert le pot aux roses par hasard au début du mois de juillet. "Comment est-ce possible de procéder dans la plus totale indifférence des personnes concernées à un changement de nom ? La commune change tout à coup un Y en IJ sans prévenir. C’est cela que je trouve choquant".

Elle devra donc procéder au changement de tous ses papiers: carte d’identité, passeport, carte de banque, acte de naissance et de mariage. Des démarches qui prendront du temps et qui auront un coût certain. Isabelle espère d'ailleurs que sa commune fera un geste. En attendant, pour éviter qu'une telle situation se produise à nouveau, les communes belges sont invitées à toujours garder la même orthographe pour intégrer ou délivrer des documents, afin de permettre une certaine uniformisation.