Votre collègue sent mauvais ? 10 conseils d’un expert en ressources humaines pour évoquer le problème sans être blessant

Alors comment éviter que le manque d’hygiène des uns empoisonne le quotidien des salariés, et comment faire passer son message auprès d’un collègue qui sent (un peu) trop fort sans pour autant qu’il se sente vexé ?

"Il est clair qu’il faut en tout cas veiller à ne pas faire la morale, à ne pas juger ou humilier son interlocuteur, mais collecter des informations et rester sur le terrain professionnel. Avant de faire des remarques personnelles, il faut être sûr de soi ", conseille Eric Junes, Senior Talent Sourcin et Development Expert chez SD Worx, un spécialiste en ressources humaines. "Le but est de faire passer le message pour qu’il y ait un impact sur le comportement."

Si vous êtes proche de lui , vous pouvez lui demander gentiment s’il est sensible aux odeurs corporelles ou encore lui demander naïvement s’il ne sent pas une odeur bizarre mais toutefois, gare à ne pas se montrer trop direct… "Il n’y a pas vraiment de formule magique. En parlant des odeurs, on aborde un sujet personnel et sensible. Donc, la façon dont on va aborder la personne dépend du degré de confiance et du rapport qu’on entretient."

Et même si le Code du travail ne permet pas d’imposer une meilleure hygiène aux employés, "il est plus facile pour un chef d’évoquer le problème des odeurs corporelles car son discours est perçu comme professionnel".

Eric a déjà eu à faire à des problématiques de ce genre. "C’était avec un de mes anciens employés qui était habillé d’un style hippie mais il travaillait au service de la clientèle. Certains clients m’ont rapporté qu’ils étaient perturbés et dérangés par la manière dont il s’habillait. Je l’ai convoqué pour qu’on en parle ensemble. Il en a pleuré sur le moment, moi j’ai eu des nuits difficiles mais le message est passé."

Et puisque le directeur est responsable du bien-être de son équipe, il ou elle est le plus souvent la personne la plus désignée pour faire passer un tel message. "Parlez du problème à votre chef, dites-lui que vous pensez qu’il est le mieux placé pour en discuter avec le collègue concerné et présentez les conséquences que vous voyez pour la personne et pour l’équipe si le problème n’est pas résolu", conclut Eric Junes.

Voici les conseils:

Pour annoncer la douloureuse à son collègue, il y a trois étapes essentielles à suivre selon Eric Junes, manager et spécialiste RH.

1. Employez un ton sympathique et abordez le problème du point de vue du "je". Exprimez votre sentiment sur le sujet et expliquez en quoi c’est un problème. "Démarrez par exemple la conversation par ‘je voulais te parler de quelque chose qui est plutôt délicat…’ suggère Eric Junes, Senior Talent Sourcin et Development Expert chez SD Worx. Pour lui, il est préférable d’employer des formules du style ‘j’ai vu que’ ou alors ‘j’ai constaté que’. Il faut parler concret sans pour autant donner de leçon ni dire ‘j’ai entendu que…’, la communication est essentielle, il faut toujours prendre des pincettes et être le plus diplomate possible."

2. S’en prendre à l’odeur, pas la personne. L’odeur d’une personne est quelque chose très délicat, et très difficile, parce que très personnel à aborder. Bien que, pour cet exemple, dans 95 % des cas, c’est un problème qui peut être réglé très facilement : laver les vêtements plus régulièrement, utiliser un déodorant (plus fort), changer plus souvent de chemise, prendre une douche après le trajet à vélo pour venir au travail… "Il faut donc faire en sorte qu’elle ne le prenne pas personnellement et ne jamais la prendre pour cible", avance-t-il.

3. L’annoncer en fin de discussion. Pour aborder les sujets qui risquent de générer des émotions, Eric conseille de laisser venir avant d’annoncer la nouvelle. "C’est sûrement préférable même si ça dépend des situations mais c’est toujours mieux de ne pas être trop frontal pour aborder des thèmes intimes et personnels."

4. Transmettez votre message en privé, dans un local à part et de préférence à la fin de la journée, de façon à créer un environnement intime pour avoir cette discussion. "Il ne faut surtout pas avoir cette discussion devant d’autres collègues car c’est un sujet très personnel", avertit Eric Junes. Avant d’ajouter : "Il faut que ce soit fait entre quatre yeux lors d’une réunion à part, sinon c’est humiliant pour l’autre."

5. Traitez la personne comme vous aimeriez être traité dans pareille situation. "Ce point est essentiel, il faut se mettre à la place de l’autre comme si on s’adressait à soi-même, l’empathie est nécessaire. Le respect pour l’autre reste LE point de départ."

6. Il faut être direct dans son discours. Pour être sûr que son message soit passé, il faut rester diplomate mais savoir aussi " faire passer son message en utilisant les bons mots, sans jouer sur l’approximatif, sinon il n’y aura pas d’effet sur le long terme".

7. Fixez des solutions concrètes. Dans certains cas, il peut s’agir d’un problème de santé. La personne peut alors difficilement remédier au problème. "Si la personne le permet, ça vaut la peine de voir comment trouver des solutions ensemble, où vous pouvez aider à trouver des alternatives possibles", comme par exemple explorer la possibilité de prendre une douche au bureau sur le temps de midi, "à chaque problème sa solution, on peut toujours adapter les règles de vie au travail selon les profils des employés".

8. Ne pas délaisser l’aspect moral. "Il faut se soucier de l’après-discussion et donc être soucieux de la réaction de la personne après coup, je préconise de rester attentif à son évolution les jours qui suivent."

9. Laisser la porte ouverte à de futures discussions. "Je pense qu’on doit dire à la personne par exemple ‘quand se reverra-t-on pour en parler ?’ même si la personne sera peut-être surprise au départ."

10. Favoriser la communication positive, qui est trop souvent délaissée pour Eric Junes. "C’est sûrement le plus important et en même temps un aspect qui est trop souvent oublié au niveau du management : il faut penser à féliciter la personne quand il y a des progrès de fait et penser au discours positif, c’est le moteur d’un bon management dans le but de garder ses employés motivés et bien dans leur peau."