Bruxelles Saint-Gilles est l’une des trois premières communes belge à avoir testé le projet.

> Cette initiative a été sélectionnée dans le cadre de notre dossier "J'aime ma commune"

Irisbox, Doccle, Zoomit, Trust : les pouvoirs publics, les grandes entreprises et les organisations officielles proposent toutes une boîte aux lettres électronique pour recevoir des factures, contrats et autres documents administratifs. Face à la multiplication de ces boîtes aux lettres, le fédéral a lancé eBox, une plateforme unique où consulter et gérer de manière centralisée tous les documents administratifs officiels numériques.

“Saint-Gilles est une commune pilote. C’est la première commune bruxelloise à avoir travaillé avec le fédéral pour créer une boîte mail officielle de tous les niveaux de pouvoir”, se réjouit Willem Stevens (SP.A), échevin de la Stratégie numérique et informatique. Cela fait environ trois ans que la commune travaille sur le projet eBox qui a été officiellement lancé cette année. Chaque citoyen a ainsi la possibilité de s’y inscrire s’il le désire.

L’activation du service lui permettra de recevoir plusieurs types de courrier sélectionnés par les services communaux. En 2020, des recommandés pourront également être envoyés dans la eBox.

“L’objectif est multiple. Il s’agit à la fois d’améliorer l’interaction des citoyens avec leur administration et de diminuer l’impact écologique mais aussi d’optimiser la gestion en diminuant les frais d’impressions et d’envois”, explique l’échevin.

Depuis deux ans, les autorités communales travaillent par ailleurs à la dématérialisation de leurs courriers au profit d’une gestion électronique. “Nos administrations reçoivent environ 60 000 lettres papier. Pour éviter qu’elles ne se perdent et faciliter leur traitement, nous les digitalisons à l’aide d’une scan room.”

À l’heure actuelle, plusieurs services communaux utilisent cette salle qui permet de scanner tous les courriers papier et de les envoyer à leur destinataire par voie électronique. Prochainement, les dossiers seront aussi concernés. “On a la chance d’avoir quelqu’un qui travaille à temps plein sur la simplification administrative. Ça nous permet d’avancer à plusieurs niveaux.”

Outre les documents, la majorité saint-gilloise vise la digitalisation de ses services. Elle entend ainsi permettre à ses citoyens de régler un maximum de procédures par Internet, sans devoir passer par l’hôtel de ville. “On veut éviter que les gens n’aient à faire la file. Mais on ne supprimera pas de guichets. Il faut que nos services restent accessibles à tous et toutes.”

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