Chaque jour, une dizaine de membres de la Croix-Rouge, accompagnés d'une quinzaine de bénévoles, sont présents de 8h à 23h et ce, sept jours sur sept. Les équipes du Samusocial apportent leur appui l'après-midi et en soirée. Des traducteurs sont aussi prévus, afin "d'offrir à toute personne qui fuit l'Ukraine l'accueil le plus digne et le plus humain possible".
 
Les personnes qui arrivent d'Ukraine sont directement prises en charge par la Plateforme citoyenne BelRefugees et le Samusocial. Ce dernier réserve 30 places d'urgence dans ses dispositifs d'hébergement chaque soir.
La Plateforme citoyenne de soutien aux réfugiés mobilise de son côté son réseau pour trouver des citoyens hébergeurs.