Retour du beau temps et des fêtes : attention, organiser un événement prend du temps

Avec un Doc Event simplifié il est désormais plus simple d’organiser des événements. Charleroi propose d’ailleurs un vade-mecum pour les organisateurs d’événements.

Frédéric NgomJournaliste - DH Charleroi

Publié le 16-03-2023 à 06h00

Le printemps annonce la reprise des événements publics. ©D.R.

Le printemps est à nos portes et avec lui non seulement le réveil de la nature mais également une reprise plus intense des événements drainant du public. Même si le but recherché est de fournir amusement et bonne ambiance, il ne faut pas faire l’impasse sur les procédures permettant de s’acquitter de tout désagrément. Pour ce faire, la Ville de Charleroi met à la disposition des citoyens le Doc Event. Ce formulaire permet d’introduire une demande officielle afin d’organiser un événement public. “Le Doc Event est bien entendu disponible en ligne maintenant et s’il y a un problème, il ne faut pas hésiter à se rendre dans nos services à Lodelinsart à la cellule Event pour se faire aider. Mon cabinet est là aussi pour aider, ” explique en préambule Babette Jandrain, Échevine des Fêtes et du Folklore.

Afin de se mettre en ordre et d’encourager les organisateurs à le faire au mieux, la Ville a procédé à quelques ajustements. “D’une part on a un document plus léger à remplir et il n’est plus nécessaire de s’y prendre des mois à l’avance. Pour les événements rassemblant moins de 500 personnes il faut s’y prendre un mois à l’avance à la place de trois mois précédemment et pour les événements rassemblant plus de 500 personnes, il faut s’y prendre 2 mois à l’avance. On gagne entre un et deux mois. ”

Pour aider à remplir les documents, un vade-mecum a été créé. “Ce vade-mecum reprend tout ce que l’organisateur doit faire tant pour les assurances que pour la sécurité. Il est aussi expliqué ce qui nécessaire pour les PMR par exemple. Avec ma collègue Alicia Monart, Échevine de l’Égalité des Chances nous avons souhaité que les événements soient totalement inclusifs. Il est donc expliqué ce qu’il faut remplir comme conditions pour être un événement inclusif notamment en termes d’accès et de réglementation à suivre. ”

Du côté de la Ville, on se dit prêt à aider tous les organisateurs qui souhaitent mettre un événement sur pied. “Il est important de soutenir les personnes qui souhaitent faire vivre les quartiers et la ville en général. Nous les en remercions beaucoup. ”

Pour les organisations qui n’ont pas un but lucratif, la Ville peut également intervenir en termes de logistique, dans la limite du matériel disponible, pour prêter des tables, des bancs et autres barrières.

L’encadrement des organisateurs d’événements ouverts au public a été amélioré grâce à un travail transversal entre différents échevinats dont les Sports, l’Égalité des Chances et les Quartiers.