Quand on organise un événement ouvert au public, il faut remplir le "Doc event". C'est la règle. Il s'agit d'une déclaration d'événement qui est examinée par une dizaine de services de la Ville et de la police, avant d'être approuvé en fin de ligne par le collège communal. On y parle de sécurité, d'hygiène, de respect du voisinage, etc. "Depuis ce mardi, l'ensemble de la procédure a été digitalisée", se réjouissent Eric Goffart (C+), échevin du Numérique, et Babette Jandrain (PS), échevine des Fêtes.

D'un document fastidieux à remplir manuellement, qui disparaissait dans les méandres de l'administration carolo pendant 90 jours en passant de service en service, qui nécessitait des informations complémentaires voire des déplacements d'administration en administration, on passe à un simple formulaire en ligne, qui s'adapte selon les réponses données, et qui permet de suivre pas à pas l'avancement de la prise en charge de la demande. "Et les délais sont réduits: 60 jours maximum pour un événement de plus de 500 personnes, 30 jours pour les plus petits", ajoute Babette Jandrain. "De plus, des vadémécums ont été réalisés par l'administration pour avoir toutes les infos sur quelles démarches effectuer, auprès de qui, etc."

"Ce Doc event, c'était un peu le monstre du Loch Ness à la Ville de Charleroi", reprend Eric Goffart. "Ca illustrait tout ce que Charleroi peut faire de difficile au niveau administratif, avec cette digitalisation le processus devient plus simple, plus fluide et moins opaque."

Le travail a été conséquent en coulisses, nous dit-on. Parce qu'au-delà de faciliter la demande pour l'organisateur de l'événement, c'est aussi les tâches administratives qui sont clarifiées et simplifiées. "C'est le même travail d'analyse, mais le processus est bien plus simple. Ca va nous enlever une partie des tâches qui incombaient à la cellule Evénements", se réjouit une responsable du service. "Surtout qu'on est déforcés par des départs à la retraite, c'est vraiment le bienvenu." Et pour avoir vu une partie du document (en 24 étapes tout de même), c'est assez clair et facile à remplir du côté utilisateur également.

Cerise sur le gâteau : l'asbl Greg&Mel met à disposition des organisateurs d'événements un petit guide pour prévenir les problèmes liés à l'alcool au volant. "L'idée n'est pas d'imposer des choses ou de dire que l'alcool, c'est mal, mais de rappeler qu'il ne faut pas conduire en ayant bu", indique Nathalie Lebon de l'asbl. "On y trouve des astuces, comme offrir des softs et boissons non-alcoolisées de qualité avec des sirops carolos, penser à indiquer les numéros des taxis disponibles pendant l'événement, l'AWSR et Vias peuvent aussi fournir des affiches à mettre derrière le bar, etc."

"Cette digitalisation du Doc event fait partie de la simplification qu'on mène depuis 4 ans à Charleroi, qui aide les citoyens et l'administration avec des outils adaptés", indique encore Eric Goffart. "Ici c'était un gros morceau orchestré avec l'intercommunale Imio. On a déjà traité toute une série de documents élémentaires, comme une demande de composition de ménage, et il y a encore une quarantaine de formulaire quasi-prêts à l'emploi qui viendront rejoindre l'e-guichet. Le prochain gros chantier, ça sera celui de la demande d'occupation privative de voirie, pour installer un conteneur, un échafaudage ou faire venir un lift pour un déménagement, par exemple. On va avancer là-dessus."

> La plateforme "Guichet-citoyen" est disponible via lecteur de carte d'identité ou Itsme, onglet "Démarches", puis "Demande d'organisation d'événement à Charleroi". Pour ceux qui préfèrent, une permanence est organisée à Lodelinsart dans la cellule Event.