Dans une pièce du deuxième étage de l’administration communale de Gerpinnes, les caisses et les fardes d’archives s’empilent les unes sur les autres. Il n’y a plus de registre, impossible de savoir ce que contiennent les fardes, le rangement n’a plus de logique. Alors, pour retrouver une archive précise, c’est un vrai challenge ! Mais tout ça, c’est bientôt fini. L’administration communale se prépare à faire le grand tri dans ses archives et, par la même occasion, à faire quelques aménagements.

La première étape du réaménagement consiste à trier et numériser les archives communales, mais surtout à les déménager ! La pièce du deuxième étage sera alors libérée pour permettre d’y installer de nouveaux bureaux pour les employés, ou une salle de réunion. Quant aux archives, elles seront déplacées deux étages en dessous, dans le sous-sol. La cave servait à y entreposer du matériel et les véhicules de la commune. Celle-ci est en cours de rénovation pour y accueillir les archives. Il faut y installer du carrelage, traiter les murs pour l’humidité, installer un appareil qui filtrera l’air, etc. Les travaux sont en cours et devraient se terminer à la fin de l’été. Un budget de 150 000 euros a été bloqué pour ce projet.

Pour déplacer les archives dans un lieu plus sécurisé, il faut aussi les ranger. Pour cela, la commune a fait appel à une société qui va venir chercher tous les documents pour les trier et les numériser. Le budget consacré est de 125 000 euros. Après le tri, il ne devrait rester que les archives importantes à garder. "Installer les archives au 2e étage n’est pas une bonne idée, si un incendie se déclare au premier, tout serait détruit. De plus, il y a un risque d’effondrement. Dans les archives, il y a des doublons, des documents non classés, des dossiers à jeter, des archives trop vieilles, etc. Pour l’instant, c’est le bordel, c’est impossible de trouver le document que l’on souhaite. Depuis quelques années, nous n’avons même plus de registre. La société spécialisée nous ramènera chaque dossier important dans une farde, on devrait faire diminuer l’espace d’archive de 40 %", explique le bourgmestre, Philippe Busine.

Le tri des archives pourra très bientôt commencer pour s’installer ensuite dans la cave aménagée.